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Christian May (links) und Joachim Lorenzen

 

Von Christian May, Geschäftsführer, und Joachim Lorenzen, Management und Consultant, UBJ. GmbH

Im Rahmen der Durchführung einer Hauptversammlung muss zu jedem Zeitpunkt die Teilnehmerpräsenz feststellbar sein. Dies ist nur durch eine exakte Zu- und Abgangskontrolle zu erfüllen. Grundvoraussetzung hierfür wiederum ist ein in sich geschlossener Präsenzbereich. Von daher ist der Einrichtung und Organisation des Präsenzbereichs ein hoher Stellenwert einzuräumen. 

Wie und wo ist der Präsenzbereich definiert?

Über die Beschaffenheit eines Präsenzbereichs gibt es keine unmittelbare gesetzliche Regelung. Gemäß § 118 Abs. 1 Satz 1 Aktiengesetz (AktG) üben die Aktionäre ihre Rechte in den Angelegenheiten der Gesellschaft in der Hauptversammlung (HV) aus. Dem Teilnahmerecht der Aktionäre folgend muss der Aktionär jederzeit in die Lage versetzt sein, dem Verlauf der HV mindestens akustisch folgen zu können. Nur dann ist gewährleistet, dass der Aktionär von seinen weiteren Rechten, die ihm während der HV zustehen – insbesondere dem Rede- und Fragerecht sowie dem Recht auf Stimmabgabe – ordnungsgemäß Gebrauch machen kann.

Warum so wichtig?

Nach § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG besteht die Pflicht, ein Verzeichnis der erschienenen oder vertretenen Aktionäre und der Vertreter von Aktionären aufzustellen. Damit verifizierbar ist, welcher Aktionär Teilnehmer der HV und mithin präsent ist, muss der Präsenzbereich festgelegt werden. Wie wichtig die Einhaltung eines vom Versammlungsleiter festgelegten Präsenzbereichs ist, zeigt sich in einem jüngeren Urteil des Landgerichts München, in dessen amtlichem Leitsatz es heißt: „Wird für die Hauptversammlung ein Präsenzbereich außerhalb des eigentlichen Versammlungssaals festgelegt und erfolgt in diesem keine Übertragung des Ablaufs der Hauptversammlung mittels Lautsprecher, so liegt eine Verletzung des Teilnahmerechts der Aktionäre vor, die zur Anfechtbarkeit aller gefassten Beschlüsse führt.“

Wird die HV-Teilnahme im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG via Internet angeboten, zählen online teilnehmende Aktionäre ebenfalls zur Präsenz. Allerdings bezieht sich der am HV-Ort vom Versammlungsleiter festzulegende Präsenzbereich auf die für die physisch teilnehmenden Aktionäre entsprechenden zugänglichen Räumlichkeiten. Erfolgt die Abstimmung – wie in der Praxis überwiegend angewandt – nach dem sogenannten Subtraktionsverfahren, ist die exakte Bestimmung des im Präsenzbereich befindlichen Aktienkapitals die Grundvoraussetzung, um die Abstimmung nach diesem Verfahren überhaupt durchführen zu können.

Das Backoffice, in das regelmäßig mindestens eine Tonübertragung stattfindet, gehört nicht zum Präsenzbereich. Dieser Umstand ist insbesondere dann von erhöhter Brisanz, falls im Backoffice Personen sitzen, die Stimmrechte auszuüben haben. Sie haben bei der Abstimmung daher zwingend zur Vermeidung von Anfechtungsrisiken wegen eines fehlerhaften Abstimmungsergebnisses den Präsenzbereich aufzusuchen.

Das Teilnehmerverzeichnis ist gemäß § 129 Abs. 4 Satz 1 AktG vor der ersten Abstimmung zugänglich zu machen. Ein nicht oder nicht ordnungsmäßig geführtes Teilnehmerverzeichnis kann zur Anfechtbarkeit von Beschlüssen führen.

Organisation des Präsenzbereichs

Die Anforderungen an die Ausgestaltung des Präsenzbereichs hängen im Wesentlichen von der zu erwartenden Teilnehmerzahl und von den anstehenden Beschlussfassungen ab.

Bei der Suche nach geeigneten HV-Räumlichkeiten und der damit verbundenen Festlegung des Präsenzbereichs sind die örtlichen Begebenheiten genau zu analysieren. Insbesondere in Hotels ist darauf zu achten, dass im Eingangsbereich zum Präsenzbereich keine Mischung mit weiteren Gästen am Veranstaltungsort stattfinden kann.

Zur weiteren Sicherstellung einer fehlerfreien Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses ist zu empfehlen, lediglich eine Ein- und Ausgangskontrolle zum und aus dem Präsenzbereich einzurichten.

Auch ist die Fragestellung wesentlich, wie ein möglichst großer und in sich geschlossener Präsenzbereich organisiert werden kann, ohne dass die dafür zu entrichtenden Kosten unverhältnismäßig hoch sind. Insbesondere bei kleinen Hauptversammlungen spielen die dafür anfallenden Kosten eine große Rolle.

Der Aktionär muss im gesamten Präsenzbereich jederzeit den Fortgang der HV verfolgen können. Dies erfolgt abhängig von den gewählten Räumlichkeiten durch Ton- und gegebenenfalls auch Bildübertragung und macht eine Zuhilfenahme von entsprechenden technischen Hilfsmitteln erforderlich.

Zur Überwachung der Ein- und Ausgangskontrolle sowie etwaiger Notausgänge oder sonstiger Schlupflöcher muss ausreichend Personal zur Verfügung stehen, damit keine Präsenzbrechung (bewusst oder unbewusst) erfolgen und somit ein unrichtiges Teilnehmerverzeichnis sowie gegebenenfalls ein unrichtiges Beschlussergebnis entstehen kann.

Regelmäßige Kontrollen, ob jeder Notausgang und jedes Schlupfloch von zumindest immer einer Person bewacht ist, sowie eine Überprüfung der Ton- und gegebenenfalls auch der Bildübertragung sind unerlässlich.

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