Werbung
Franz Diehl, Director Sales and Client Services, Computershare Communication Services und Alexander Balling, Director Meeting Services, Computershare Issuer Services
Verbindlich, vertraulich, verlässlich – so bewirbt die Deutsche Post ihr Produkt „E-Postbrief“. Somit ist es nun erstmals möglich, Massenversendungen auf einem sicheren und zuverlässigen Weg an die Empfänger zuzustellen.

Direkte Aktionärsansprache bei Namensaktien
Emittenten mit Namensaktien haben den Vorteil, dass die Daten ihrer Aktionäre aufgrund der gesetzlichen Vorgaben im elektronischen Aktienregister verwaltet werden. Anders als bei Inhaberaktien können die Aktionäre somit – ohne den Umweg über die Depotbanken – direkt angesprochen werden. Genutzt werden diese Adressdaten mindestens einmal im Jahr, wenn die Gesellschaft die Aktionäre zur Jahreshauptversammlung einlädt. Ein Großteil der Aktiengesellschaften nimmt für den HV-Einladungsversand die professionelle Unterstützung eines erfahrenen Dienstleisters in Anspruch. Dieser bereitet in einem ersten Schritt die Personalisierung der Aktionärsanschreiben, Weisungs- und Anmeldebögen vor. Anschließend werden die Einladungsschreiben gedruckt, die weiteren Anlagen sowie der dazugehörige Freiumschlag und die Tagesordnung im Versandkuvert zusammengeführt und der portooptimierte Versand vorbereitet. Idealerweise findet dieser Versand auch revisionssicher statt, d.h. jeder personalisierte Bestandteil des Mailings wird mit einem Barcode versehen. Somit kann später exakt nachgewiesen werden, dass jeder Aktionär auch tatsächlich sein für ihn bestimmtes Formular und Anschreiben im dazugehörigen Versandkuvert mit den jeweiligen Beilagen erhalten hat. Auch wird hiermit genau der Zeitpunkt des Auslieferns bei der Post dokumentiert.

E-Mail-Versand als sinnvoller Bestandteil der Versand-Wertschöpfungskette
Eine sinnvolle Ergänzung aus heutiger Sicht ist die Kombination des Briefversands mit dem Versand per E-Mail. Dieser Multi-Kanal-Ansatz kann für die Emittenten neben der modern anmutenden Komponente auch eine mögliche Kostenersparnis bedeuten. Nahezu alle DAX-Unternehmen mit Namensaktien nutzen die Möglichkeit des elektronischen Versands an die Aktionäre bereits. Die restlichen Emittenten im Prime Standard sind hier noch deutlich zurückhaltender. Nur rund 9% der Unternehmen mit Namensaktien versenden in diesem Segment die Einladungen bereits per E-Mail. Viele halten sich die Option noch offen und haben die Satzung entsprechend angepasst, warten aber die Entwicklungen hierzu noch ab.

Um die Einladungen zur HV überhaupt elektronisch versenden zu können, sind einige Vorbereitungsmaßnahmen notwendig. Neben einer entsprechenden Satzungsänderung müssen die E-Mail-Adressen der Aktionäre im Aktienregister eingetragen worden sein. Auch muss der Aktionär zustimmen, künftig die Kommunikation des Unternehmens auf elektronischem Wege zu empfangen. Um die E-Mail-Adressen der Aktionäre bemühen sich die Gesellschaften bereits im Vorfeld der Hauptversammlung. Als Motivation wird häufig ein Gewinnspiel mit attraktiven Preisen gewählt, sodass Aktionäre im Bestfall nicht nur von der einfacheren und schnelleren Kommunikation profitieren, sondern auch die Chance auf einen kleinen Gewinn als Dank für ihre Kooperation haben.

Mit dem „E-Postbrief“ ist es erstmals möglich, Massenversendungen auf einem sicheren und zuverlässigen Weg an die Empfänger zuzustellen.

Aus Emittentensicht hat der E-Mail-Versand den Vorteil, dass Papier- und Logistikkosten eingespart werden können. Die Zustellung der E-Mails erfolgt idealerweise umgehend zum abgestimmten Versandtermin und nachweisbar mittels eines Versandprotokolls. Gerade die sofortige Zustellung birgt einen positiven Effekt, denn ein Großteil der HV-Einladungen wird momentan auf dem kostengünstigsten Weg via Infopost verschickt. Dass die Postlaufzeiten hierbei oftmals vier bis fünf Tage betragen können, ist vielen Unternehmen nicht bewusst. Auch können Aktionäre im Ausland sofort und ohne Umwege erreicht werden. Dies ist mittels Briefpost nicht gegeben. Weiterhin verursachen unzustellbare Rücksendungen aus dem In- und Ausland zusätzliche Kosten, wenn diese wieder an den Absender zwecks Ermittlung der aktuellen Adressen zugestellt werden.

Als angenehmer Nebeneffekt des E-Mail-Versands kann möglicherweise sogar die Quote der Teilnehmer an weiteren Internetdiensten, wie z.B. der Anmeldung über das Internet oder der Abstimmung per Briefwahl, erhöht werden. Hier kann ein entsprechender Link komfortabel in die E-Mail eingebettet werden, der dann zum jeweiligen Dokument oder Portal führt.

E-Postbrief – Das Tüpfelchen auf dem i beim elektronischen Versand
Der Versand per E-Mail als schnelle und kostengünstige Alternative hat gegenüber dem normalen Briefversand einen nicht zu unterschätzenden Haken – er ist nicht zu 100% sicher. Oft werden die Versender von Firewalls als nicht verlässliche Quelle eingestuft und die E-Mails landen somit im Spamfilter. Außerdem sind E-Mail-Adressen häufig nicht eindeutig mit dem eigentlichen Empfänger in Zusammenhang zu bringen.

Diesem Umstand kann jedoch mit dem E-Postbrief Rechnung getragen werden, denn dieser vereint das Beste aus der digitalen und analogen Welt mittels einer direkten und sicheren Ansprache von Rezipienten.

Aufgrund einer eindeutigen Identifizierung und Authentifizierung aller Nutzer kennen sich Empfänger und Absender. Somit werden die elektronischen HV-Einladungen nicht anonym versendet, sondern können direkt dem Absender zugeordnet werden und laufen daher nicht in einen Spamfilter. Auch können datenschutzrelevante Dokumente aufgrund der modernen Verschlüsselungstechnologie direkt verschickt werden. Dies ermöglicht den Versand aller personalisierten Dokumente. Selbst Zugangsdaten zum Onlinesystem können auf diesem Weg genauso sicher verschickt werden wie per Briefpost.

Analog zum Briefversand erhält der Aktionär sein gesamtes personalisiertes HV-Einladungspaket mit dem E-Postbrief, während beim „normalen“ E-Mail-Versand aus Datenschutzgründen oftmals nur ein Standard-Anmeldeformular an die Aktionäre geschickt wird, das sie selbst um ihre persönlichen Daten ergänzen müssen.

Der E-Post Brief kann eine sichere Alternative zum herkömmlichen Briefversand sein. Bild:PantherMedia / Christos Georghiou

Beim Empfang des E-Postbriefs erhält der Aktionär auf Wunsch eine sofortige Nachricht über den erfolgten Posteingang via SMS. Er kann seine HV-Einladung also umgehend abrufen und sofort reagieren, auch von unterwegs. Weiterhin wäre auch möglich, dass der Aktionär mittels E-Postbrief seine Eintrittskartenbestellung oder Weisung sicher zurück an die Anmeldestelle sendet. Momentan entfallen hier leider noch Kosten, aber die Post denkt bereits über die Möglichkeit einer Art Freibriefumschlag per E-Postbrief nach. Somit wird die Lösung noch attraktiver, denn oftmals erreichen Emittenten Beschwerden von Aktionären über nicht berücksichtigte EK-Bestellungen oder Weisungen, die wohl auf dem Postweg verloren gingen. Mit E-Postbrief hätte der Aktionär nun einen verbindlichen Nachweis über Versand und Zustellung seiner HV-Dokumente.

Fazit
Die Kombination von physischer und elektronischer Übermittlung ist nicht nur schnell, sondern auch kostentechnisch eine attraktive Variante für den HV-Versand. Gerade die Verbindung von E-Postbrief und klassischem Briefversand bietet für eine der wichtigsten und zeitkritischsten Versendungen von Emittenten die ideale, sichere und zeitgemäße Verknüpfung der digitalen und analogen Welt.

Dieser Artikel ist erschienen im HV Magazin 4/2012.

Über den Autor

Die GoingPublic Redaktion informiert über alle Börsengänge, Being Public, Investor Relations, Tax & Legal, Themen und Trends rund um die Hauptversammlung sowie Technologie – Finanzierung – Investment in den Lebenswissenschaften.