Schnell in der Übermittlung aber langsam in der Durchsetzung: Die elektronische Einladung zur Hauptversammlung.

Seit gut drei Jahren kann die Einladung der Aktionäre zu Hauptversammlungen – entsprechende Satzungsbestimmungen vorausgesetzt – auf rein elektronischem Wege erfolgen. Der Aufwand und die Kosten für das jährlich anfallende Prozedere lassen sich dadurch erheblich reduzieren. Dennoch macht bisher nur ein geringer Prozentsatz aller börsennotierten Gesellschaften von dieser Möglichkeit Gebrauch. Marktkenner gehen jedoch davon aus, dass sich der Trend hin zur rein elektronischen Hauptversammlungseinladung langfristig nicht aufhalten lassen wird.

Elektronische Übermittlung schon immer möglich
Grundsätzlich bestand schon immer die Möglichkeit, Mitteilungen an die Aktionäre auf dem elektronischen Weg zu übermitteln. Davon war auch die Einladung zum jährlichen Aktionärstreffen nicht ausgeschlossen. Mit den Änderungen des Aktiengesetzes durch das ARUG im August 2009 wurden börsennotierte Gesellschaften darüber hinaus jedoch in die Lage versetzt, die Übermittlung der Hauptversammlungseinladung nebst der zugehörigen Unterlagen satzungsgemäß ganz oder teilweise (etwa nur für den Nachversand oder nur für Aktionäre, deren E-Mail-Adressen bekannt sind) auf den elektronischen Weg zu beschränken. Entsprechende Satzungsbestimmunen vorausgesetzt, kann an dieser Stelle seither – zumindest theoretisch – somit auf jeglichen Papierversand verzichtet werden. Dabei bleibt die Wahl des spezifischen Weges der Übermittlung der jeweiligen Gesellschaft überlassen, wie es in der Gesetzesbegründung der Bundesregierung heißt.

Dietmar Franz

Kostenersparnis als Hauptargument
Als wichtigsten Grund für die entsprechenden Änderungen in § 125 AktG nennt die Bundesregierung die Entlastung der Gesellschaften. Insgesamt beziffert sie das Einsparpotenzial auf ca. 50 Mio. EUR jährlich. Je nach Gesellschaftsgröße und Art der Aktien ließen sich in vielen Fällen sicherlich deutlich mehr als zwei Drittel der Kosten einsparen, meint auch Dietmar Franz, Geschäftsführer der HVBEST Event-Service GmbH. So reduziert sich bei 10.000 Aktionären schon allein der Aufwandsersatz an die Banken von 0,55 EUR auf 0,25 EUR je Mitteilung. Hinzu kommen eingesparte Druck- und Portokosten. „Und last but not least darf natürlich auch nicht der Arbeitsaufwand übersehen werden, den die Mitarbeiter bzw. Dienstleister der jeweiligen Gesellschaften im Rahmen der postalischen Versendung zu leisten haben“, wie Franz ergänzt. Hinzu kommen weitere Aspekte, wie die Schonung von Umweltressourcen und in manchen Fällen sicherlich auch ein verbessertes Image durch die Nutzung moderner Kommunikationswege.

Einfaches Prozedere bei Inhaberaktien
Umso erstaunlicher ist es, dass nach Schätzungen von Karsten Tabbert, Geschäftsführer der AAA HV Management GmbH, bei den Inhaberaktien noch nicht einmal 20% der börsennotierten Unternehmen vollständig auf die elektronische Versendung umgestellt haben. Franz geht auf alle Aktiengattungen bezogen sogar nur von einem Wert im einstelligen Prozentbereich aus. Beispiele hierfür lassen sich insbesondere bei den kleineren und meist noch verhältnismäßig jungen Gesellschaften finden. Hierzu zählen unter anderem ATOSS Software, MME MOVIEMENT, Odeon Film und Solarworld, aber auch die aufgrund eines Squeeze-outs inzwischen vom Kurszettel verschwundene Solarparc. Die großen Publikumsgesellschaften halten sich bei der Umstellung auf den elektronischen Versand laut Tabbert dagegen nochmals deutlich stärker zurück. Der Hauptversammlungsdienstleister führt dies insbesondere auf die Bedenken der beratenden Anwälte zurück. Gerade bei Inhaberaktien sei die Umstellung jedoch verhältnismäßig einfach. „Hier reicht es aus, eine signierte Datei mit der Einladung an die Banken zu versenden. Wie die Informationen dann an die betroffenen Aktionäre weitergeleitet werden, liegt letztendlich in der Verantwortung des jeweiligen Kreditinstituts. Im Zweifel müssen diese bei Kunden, die darauf bestehen, die Mitteilung eben ausdrucken und postalisch versenden.“ Genau diese Vorgehenswese scheint für viele Gesellschaften unter rechtlichen Gesichtspunkten allerdings zu unsicher zu sein, oder es besteht zumindest die Befürchtung, zu viele Aktionäre auf diese Weise gerade nicht mehr zu erreichen, was eine verringerte Hauptversammlungspräsenz zur Folge hätte. Als ein möglicher Ausweg wird deshalb bisweilen die Umstellung auf Namensaktien gesehen.

Karsten Tabbert

Regelung bei Namensaktien
Dabei darf allerdings nicht übersehen werden, dass sich die (vollständige) Umstellung auf den elektronischen Mitteilungsversand bei Namensaktien deutlich komplizierter gestaltet. So setzt eine elektronische Übermittlung naturgemäß die Kenntnis einer E-Mail-Adresse voraus. „Im Kern muss letztendlich jeder einzelne Aktionär der elektronischen Übermittlung durch die Bekanntgabe der E-Mail-Adresse zustimmen oder einer Bitte um Zustimmung zumindest nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums widersprochen haben“, erklärt Tabbert. „Fehlt dieses Einverständnis, wird der Emittent zumindest aufgrund seiner moralischen Bringschuld kaum darum herum kommen, die Unterlagen weiterhin postalisch zu versenden. Davon abgesehen könnte er sich damit aber auch in eine rechtliche Grauzone begeben. Die gedruckte Einladung wird deshalb wohl nur bei sehr wenigen Gesellschaften mit Namensaktien vollständig verschwinden.“

Fazit und Ausblick
Derzeit ist der Anteil der börsennotierten Gesellschaften, die ihrer Mitteilungspflicht gemäß § 125 AktG ausschließlich bzw. überwiegend auf dem elektronischen Weg nachkommen, zwar noch recht überschaubar, grundsätzlich wird sich diese moderne Form der Übermittlung aber immer mehr durchsetzen. Befördert wird diese Entwicklung von zwei Seiten. Zum einen natürlich von den Gesellschaften selbst. Die Kostenvorteile liegen klar auf der Hand und zu vermehrten Anfechtungen ist es im Zusammenhang mit der elektronischen Übermittlung nach Aussagen von Stephan Schleitzer, Partner der Rechtsanwaltskanzlei Buse Heberer Fromm, bisher auch nicht gekommen. Entsprechend versuchen immer mehr Emittenten von Namensaktien ihren Anteilseignern das Verfahren schmackhaft zu machen. Ein häufig verwendetes Mittel sind dabei Gewinnspiele, an denen die Aktionäre automatisch teilnehmen, die sich für den E-Mail-Versand entscheiden. Bei der Deutschen Lufthansa werden bei Registrierung bis zum 21. Mai 2013 beispielsweise zehn Freiflüge für jeweils zwei Personen sowie 20 Bordtrolleys ausgelobt. Daimler wird voraussichtlich wieder Accessoires aus dem Mercedes-Benz-Shop im Gegenwert von 7.000 bis 8.000 EUR vergeben und Deutschlands größter Versicherungskonzern verlost 15 iPads und 50 mal zwei Eintrittskarten zu einem Bundesligaspiel des FC Bayern München – natürlich in der Allianz Arena. Registrierungsschluss ist hier der 14. Mai 2013.

Der Trend hin zur rein elektronischen Hauptversammlungs – einladung wird sich langfristig nicht aufhalten lassen. Foto: PantherMedia / Galina Peshkova

Trotz aller Bemühungen fällt das Ergebnis oft allerdings noch recht überschaubar aus. So hatten sich bis zur Versendung der diesjährigen HV-Unterlagen bei der adidas AG, die allerdings auch erst 2010 auf Namensaktien umgestellt hat, gerade einmal 2,3% der eingetragenen Aktionäre zum E-Mail-Versand registriert. Von Daimler wurden immerhin gut 90.000 der insgesamt etwas über eine Millionen Aktionäre per E-Mail benachrichtigt. Bei der Allianz waren es knapp 12% (57.540 Aktionäre) und bei Siemens lag die entsprechende Quote immerhin schon bei gut 20%.

Auf der anderen Seite wird die Entwicklung hin zur elektronischen Übermittlung aber auch von den Depotbanken forciert. So leiten insbesondere verschiedene Direktbanken, wie etwa Cortal Consors oder die ING-Diba, die 125er Mitteilungen standardmäßig lediglich in elektronischer Form weiter. „Nur wenn ein Kunde dem elektronischen Versand ausdrücklich widerspricht, erhält er die Unterlagen gegen entsprechende Kostenberechnung auch auf dem Postweg“, erklärt Dirk Althoff, Leiter der Unternehmenskommunikation bei Cortal Consors. „Der Anteil dieser Kunden fällt bei uns mit lediglich 7% allerdings relativ niedrig aus.“