In einem Backoffice bei Hauptversammlungen gibt es zahlreiche technische Anforderungen, die teilweise auch an individuelle Kundenwünsche angepasst werden müssen. So möchten in vielen Fällen z.B. Anwälte oder Wirtschaftsprüfer ihren eigenen Rechner verwenden. Dabei treten vor allem zwei wesentliche Probleme auf: Zum einen kann auf diesen Rechnern nichts zusätzlich installiert werden, da keine ausreichenden Rechte verfügbar sind. Zum anderen sollten aus Sicherheitsgründen im Nachhinein keinerlei Spuren der verwendeten Software auf dem Computer zu finden sein. Das heißt, es dürfen weder Einträge in der Registry erfolgen noch etwas auf der Festplatte des Rechners geschrieben werden.
Herausforderung: Performance
In solchen Fällen wurde bisher meist eine entsprechende Webanwendung verwendet. Nachteil hierbei ist aber, dass sowohl die Performance als auch viele Features der Backoffice-Software dann nicht realisierbar sind.
Es ist daher notwendig, ein hoch performantes Backoffice-System zur Verfügung zu stellen, das in einer klassischen Server-Client-Architektur aufgebaut ist, ein Maximum an Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit bietet, bei dem aber weder eine Installation notwendig ist noch Voraussetzungen wie zum Beispiel eine Java Laufzeitumgebung oder ActiveX Controls benötigt werden.
Übliche Lösungswege sind hier zurzeit die Virtualisierung oder ein Web-Frontend. Werden diese zwei Lösungsansätze miteinander verglichen, lässt sich feststellen, dass weder das eine noch das andere eine optimale Lösung darstellt. Ein ganz anderer Lösungsansatz ist der Weg, den portable Programme wie zum Beispiel einige Mailprogramme oder Webbrowser für unterwegs wählen. Sie benötigen keinen PC zur Installation, sondern lassen sich problemlos von einem USB-Stick aus starten.
Übertragen auf das Backoffice-Programm bedeutet dies, dass die Q&A-Software auf einen Dongle untergebracht wird, ohne dass dabei etwas von den Funktionalitäten und Vorteilen verloren geht. Alle benötigten Systemdateien werden somit auf dem Dongle bereitgestellt, alle Registry-Einträge werden vermieden oder sie werden anderweitig abgelegt.
Ergebnis: Fehlerfrei
Dieser Lösungsansatz bringt nach verschiedenen Vergleichsversuchen das beste Ergebnis. Das Backoffice-Programm lässt sich vom Dongle aus starten, ohne dass vorher etwas auf dem Rechner installiert werden musste Auch werden im Gegensatz zu installierter Software keinerlei Daten in den Systemeinstellungen von Windows hinterlassen. Benutzerbezogene Einstellungen werden nun in der Datenbank auf dem Server abgelegt und sind damit arbeitsplatzunabhängig. Es ist nun egal, an welchem Rechner sich ein Backoffice-Mitarbeiter anmeldet, es sind grundsätzlich seine persönlichen Einstellungen vorhanden.
Im Praxistest zeigte sich, dass die neue Software auch ohne Probleme auf gut geschützten Firmenlaptops gestartet werden kann und diese dann als Arbeitsplätze in einem Backoffice fungieren können.
Die Software wurde an unterschiedlichen Konzernclients getestet, die unsere Kunden mit der neuen Softwareversion auf ihren Hauptversammlungen nächstes Jahr einsetzen werden. Alle getesteten Clients funktionierten einwandfrei, obwohl sie alle nur über eingeschränkte Userrechte verfügten. Selbst die Windows-Firewall stellt kein Problem dar, und die Kommunikation mit dem Datenbankserver funktioniert fehlerfrei. Getestet wurden sowohl Windows XP- als auch Windows 7- und Windows 8-Clients.
Ausblick
Insgesamt ist festzuhalten, dass in der nächsten HV-Saison neben der bewährten Komplettausstattung der Backoffices auch ohne Probleme Drittrechner eingesetzt werden können. So sind unter anderem Anwälte, Experten oder Wirtschaftsprüfer in der Lage, auch kurzfristig ihren eigenen Laptop als Arbeitsplatz in den Backoffices zu verwenden, auch wenn sie keine Administrationsrechte auf ihren Geräten besitzen.