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Die Planung und Erstellung der Hauptversammlungseinladung ist keine reine Formsache, sondern eine wichtige und ernstzunehmende Herausforderung für jedes Organisationsteam. Zum einen muss sie strengen gesetzlichen Anforderungen standhalten, zum anderen wird sie häufig auch als Spiegelbild des Unternehmens gesehen; denn eine Einladung zur Hauptversammlung erhält jeder Anteilseigner.

Gesetzliche Vorschriften müssen beachtet werden

Die gedruckte HV-Einladung wird oftmals mit den Mitteilungen gem. § 125 AktG gleichgesetzt, geht aber häufig über diese hinaus. Gesetzlich vorgeschrieben sind alle Angaben, die auch die Einberufung enthält. Dies beinhaltet bei allen Aktiengesellschaften die Angaben über die Firma, den Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung und die Tagesordnung inklusive vorgeschriebener Berichte des Vorstands. Bei börsennotierten AGs kommen hierzu noch die Voraussetzungen für die Teilnahme, die Ausübung des Stimmrechts und die Angabe des Nachweisstichtages (bei Inhaberaktien) sowie das Verfahren der Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten oder evtl. durch Briefwahl oder mittels elektronischer Kommunikation. Zusätzlich sind Angaben bezüglich der Erweiterung der Tagesordnung, dem Stellen von Gegenanträgen und dem Auskunftsrecht der Aktionäre und der Internetseite, über die diese Informationen abrufbar sind, vorgeschrieben. Oftmals beinhaltet die HV-Einladung darüber hinaus noch eine Anfahrtsskizze und eine Anfahrtsbeschreibung zum Versammlungsort. Aktiengesellschaften, die ihr Unternehmen den Anteilseignern präsentieren wollen, können zudem einen Aktionärsbrief, wesentliche Konzernkennzahlen und die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung anführen.

Layout und Format bestimmen die Druck- und Versandkosten

Bei der herkömmlich gedruckten Einladung gibt es beim Layout häufig einen Unterschied zwischen Aktiengesellschaften mit Namensaktien und solchen mit Inhaberaktien. Der Versand erfolgt bei Gesellschaften mit Namensaktien meist direkt durch die Gesellschaft, den Registerführer oder den HV-Dienstleister. Zusätzlich zur Einladung wird ein Anmelde- und Vollmachtsformular sowie in einigen Fällen der Geschäftsbericht versandt. Da sich die anfallenden Portokosten im Bereich zwischen Groß- und Maxibrief bewegen, spielt die Größe und das Gewicht der Einladung für den Versand meist keine Rolle mehr. Hier stellt sich die Frage für die Gesellschaft, ob die Material- und Druckkosten, die bei einem Hochglanzprospekt erheblich höher als bei einem Schwarz-Weiß-Druck auf Normalpapier ausfallen, den Repräsentationseffekt für das Unternehmen rechtfertigen. Dies kann dann der Fall sein, wenn die Gesellschaft großen Wert auf ihre Außendarstellung legt. So finden in diesem Fall oftmals Hochglanzbroschüren im Format DIN A4 oder DIN A5 Verwendung.

Bei Inhaberaktien erfolgt der Versand der HV-Einladung an den Aktionär durch die jeweilige Depotbank. Um die Versandkosten möglichst niedrig zu halten, sollten vor allem die Portokosten nicht überhand nehmen. Als Format kommt aus diesem Grund oft DIN lang zum Einsatz. Die Einladung passt in ein handelsübliches DIN-lang-Kuvert und kann bei dünnem Papier und mitsamt dem Anmeldeschreiben bestenfalls als Standardbrief oder als Kompaktbrief versandt werden. Die Druckkosten eines Faltblattes oder eines mehrseitigen DIN-lang-Heftchens sind zudem günstig und auch bei einem Farbdruck überschaubar.

Der Einladungsversand unterscheidet sich bei Inhaber- und Namensaktien

Beim Versand der Einladung ist genau auf die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen zu achten. So muss der Versand mindestens 21 Tage vor der Versammlung an Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen erfolgen, die in der letzten Hauptversammlung Stimmrechte ausgeübt haben oder die die Mitteilungen verlangt haben. Um hier eine vollständige Versandliste zu erhalten, muss neben der Liste mit den Anforderungen der Kreditinstitute zusätzlich die Teilnehmerliste der letzten HV kontrolliert und die entsprechenden Daten gesammelt und verarbeitet werden. Zusätzlich zu diesem Versand muss bei Gesellschaften mit Namensaktien jeder Aktionär beliefert werden, der zu Beginn des 14. Tages vor der Hauptversammlung als Aktionär im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen ist. Um diese Fristen problemlos einhalten zu können, sollten die Einladungen zeitnah nach der Verabschiedung der Tagesordnung im Aufsichtsrat in Druck gegeben werden. Trotzdem sollte der Versand der Einladungen nicht zu früh erfolgen, da im Fall eines Tagesordnungsergänzungsverlangens – um Kosten für einen erneuten Versand zu vermeiden – die zusätzlichen Tagesordnungspunkte bereits in die Einladung integriert oder dieser zumindest beigelegt werden können.

Haben Gesellschaften hierzu bereits eine Satzungsregelung geschaffen, kann der Versand der Einladung auch auf elektronischem Weg erfolgen. Dies ist häufig bei reinen Online-Depots der Fall. Hierzu erhalten die Banken die Einladung vom Versender meist per E-Mail als PDF-Datei, die dann in das elektronische Postfach des Aktionärs eingestellt wird.

Inhaltliche Unterschiede zwischen börsen- und nicht börsennotierten Aktiengesellschaften

Die gesetzlichen Mindestinhalte, die die Einberufung und somit auch die Einladung aufzuweisen hat, wurden oben bereits angesprochen. Insbesondere bei den Teilnahmebedingungen gibt es beim Umfang der Einladung für die Hauptversammlung einer börsennotierten AG große Anforderungen im Gegensatz zu einer Gesellschaft, die nicht börsennotiert ist. So muss die Einladung einer nichtbörsennotierten AG lediglich die Firma, den Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der HV sowie die Tagesordnung enthalten. Die meisten Gesellschaften zeigen sich jedoch aktionärsfreundlich und geben auch hier zumindest die Teilnahmebedingungen und die Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts mit an. Gerade wenn sich der Versammlungsort seit der letzten HV geändert hat, sollten in jedem Fall eine Anfahrtsskizze, eine Wegbeschreibung und gegebenenfalls ein Hinweis auf nahegelegene Parkplätze vorhanden sein.

Fazit

Die Erstellung der Einladung ist kein Routinejob, sondern ein wichtiger Punkt zur Vorbereitung einer Aktionärshauptversammlung, bei dem große Sorgfalt angewandt werden sollte. Neben den gesetzlichen Vorschriften und Fristen ist vor allem ein großes Augenmerk auf den Druck und die Versandkosten zu legen, die einen nicht unerheblichen Teil der HV-Kosten ausmachen. Der Trend geht hier zunehmend zur kostensparenden Variante im DIN lang Format und auf Normalpapier oder Präsentationspapier. Es sollte jedes Jahr darauf geachtet werden, dass es bezüglich der Teilnahmebedingungen keine gesetzlich vorgeschriebenen Änderungen gibt, und besonders wenn man Textbausteine aus den Vorjahren übernimmt, sollte nochmals akribisch kontrolliert werden, dass alle Daten in der Einladung noch aktuell sind. Dies gilt vor allem dann, wenn sich der Versammlungsort oder der Beginn der Versammlung ändern oder neue Aktien mit einer neuen Wertpapierkennnummer ausgegeben werden. Um dem Aktionär den Weg zum Versammlungsort zu vereinfachen und damit bereits Beschwerden an den Eingangsschaltern entgegenzuwirken, ist es hilfreich, eine Anfahrtsskizze und eine Wegbeschreibung, wie man mit öffentlichen Verkehrsmitteln zum Versammlungsort gelangen kann, sowie einen Hinweis auf öffentliche Parkplätze anzuführen.

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