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Bildnachweis: ©CrazyCloud – stock.adobe.com, Raiffeisen Bank International AG.

Bereits im Jahr 2019 legte die Raiffeisen Bank International AG den Grundstein, um ihre Hauptversammlung (HV) auf das digitale Zeitalter umzustellen. Als 2020 die Corona-Pandemie unseren Alltag dominierte und die Hauptversammlung erstmals digital stattfinden musste, hatten wir bereits einen signifikanten Vorsprung, da wir mit der Ausschöpfung aller möglichen technischen Raffinessen, wie der Abstimmung mittels Tablets bei Präsenzhauptversammlungen, einem verbesserten Backoffice und natürlich dem HV-Portal, mit wenig Aufwand auf die digitale HV umstellen konnten. Bereits vor der Pandemie wollten wir mit dem HV-Portal ein Tool einführen, damit unsere Aktionäre auch ohne physische Anwesenheit all ihre Aktionärsrechte wahrnehmen können.

Erweiterung der Teilnahmemöglichkeiten

Nach der erfolgreichen Umsetzung im Oktober 2020 lag der Schwerpunkt der virtuellen HV 2021 auf der Erweiterung der Teilnahmemöglichkeiten unserer Aktionäre. Dieses Vorhaben sollte uns noch vor größere Herausforderungen stellen. Wie schaffen wir es, technischen Risiken vorzubeugen und Aktionären die Möglichkeit zu geben, ihre Fragen ohne Qualitätseinbußen für alle Teilnehmer persönlich und direkt an das Podium zu richten?

Unsere Vision war es, unsere Aktionäre live in die Veranstaltung via Ton und/oder Bild hinzuzuschalten. Wir sehen es täglich bei zahlreichen Nachrichtensendungen und Live-Events. Nach den ersten Gesprächen mit verschiedenen Experten und unseren Stakeholdern wurde uns rasch bewusst, dass nicht nur technische Herausforderungen vor uns lagen.

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Golnaz Miremadi ist federführend für die Hauptversammlung der Raiffeisen Bank International AG zuständig.
Golnaz Miremadi ist federführend für die Hauptversammlung der Raiffeisen Bank International AG zuständig.

Für gewöhnlich hält man gerne an Prozessen fest, die bereits in anderen Bereichen erprobt wurden – doch diese waren nicht vorhanden, sodass wir begannen, Abläufe mithilfe der Kollegen von Link Market Services und der Technik neu zu definieren und umzusetzen.

Nachdem der Prozess definiert war, fand eine rege Diskussion mit der Rechtsabteilung unserer Bank statt, ob eine Zuschaltung per Bild und Ton stabil genug wäre, damit Aktionäre ihre Fragen live in der Hauptversammlung stellen können. Es ist eine heikle Angelegenheit, wenn die Verbindung zum Aktionär während der Veranstaltung abbricht und dieser infolgedessen sein Fragerecht nicht ausüben kann. Nach einer Analyse und Abwägung des technischen Hintergrunds fiel die Entscheidung auf eine Verbindung über einer Telefonleitung als sicherste Variante.

Einige der wichtigsten Fragestellungen waren: Wie kann sich ein Aktionär anmelden, um zugeschaltet zu werden? Wie gehen wir vor, wenn niemand die Zuschaltung nutzt? Wie beugen wir Missbrauch der Telefonzuschaltung vor und wie geht man mit Rückfragen um?
Durch das einwandfrei funktionierende HV-Portal, bereitgestellt von Link Market Services, hatten die Aktionäre die Möglichkeit, mittels eines Buttons Wortmeldungen anzumelden und ihre private Rückrufnummer zu hinterlegen. Wie bzw. ob die Möglichkeit einer telefonischen Zuschaltung vom Aktionär angenommen wird, musste entsprechend in der Generaldebatte eingeplant werden. Der Prozess konnte nicht genau durchgeplant werden, sondern hatte durchaus ein variables Element, das in besonderer Weise vom Versammlungsleiter flexibel gesteuert werden musste.

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Der Dialog zwischen Podium und Aktionären war nicht vorgesehen. Nachdem die Fragen über telefonische Hinzuschaltung eingegangen waren, haben die Stenografen diese im System erfasst und wie bei einer Präsenzhauptversammlung direkt dem Backoffice zur Verfügung gestellt.

Vom Fragerecht wurde auch während dieser Hauptversammlung rege Gebrauch gemacht. So erreichten uns insgesamt 123 Fragen; etwa zwei Drittel waren vor der Hauptversammlung übermittelt worden, ein Drittel stellten Aktionäre in der Hauptversammlung. Die Mehrheit der Aktionäre übermittelte ihre Fragen über das HV-Portal. Wir erklären uns den hohen Anteil der Nutzung durch die übersichtliche und einfache Bedienung.

Zusätzlich wurde eine Frage telefonisch live in der Hauptversammlung übermittelt. Diese Fragen wurden dann während der Hauptversammlung vom Versammlungsleiter vorgelesen und schließlich von den Vorständen beantwortet. Im Gegensatz zur Präsenzhauptversammlung wurden Fragen an alle Vorstände gestellt. Auch eine weitere Premiere konnten wir in dieser Saison verzeichnen: So wurde erstmalig die Präsentation von unserem Vorstandsvorsitzenden vorab im HV-Portal hochgeladen, sodass Aktionäre die Möglichkeit hatten, sich vorab über den Fokus der Rede zu informieren.

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Eine detaillierte Vorbereitung ist auch bei der Einführung neuer hybrider Elemente unumgänglich. So haben wir vor der Hauptversammlung einige technische Proben mit den verschiedensten Stakeholdern abgehalten, um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein. Besonders hilfreich war die Implementierung einer FAQ-Seite auf unserer Website, auf welcher alle essenziellen Fragen vorab beantwortet wurden.

Auch die ständige Begleitung via Servicetelefon von Link Market Services wurde von zahlreichen Aktionären in Anspruch genommen. Das Zusammenspiel dieser unterschiedlichen Elemente hat die diesjährige Hauptversammlung für uns zu einem Erfolg gemacht. Zu evaluieren gilt noch, dass das telefonische Fragerecht in der Hauptversammlung nur einmal genutzt wurde. Dennoch haben viele Aktionäre dessen Einführung positiv bewertet.

Rückkehr zur Präsenzhauptversammlung

Elemente wie die telefonische Zuschaltung sollten nur unter absoluter Wahrung der Rede-, Auskunfts- und Fragerechte genutzt werden. Wenn man nun die Entwicklungen, Vorträge und Gespräche der HV-Community verfolgt, ist zu beobachten, dass sich verschiedene Strömungen zum Thema digitale Hauptversammlung gebildet haben: die einen, die aus diversen Gründen bei der Präsenzhauptversammlung bleiben möchten, und die anderen, die die Vorteile einer digitalen Hauptversammlung erkannt haben und sich dieses Format auch in Zukunft wünschen.

Dennoch sollten wir die Errungenschaften, welche die technische Möglichkeit einer Zuschaltung von Aktionären ermöglicht, nicht wieder in einer Schublade verschwinden lassen, sondern sie weiterhin aktiv im Rahmen der gesetzlichen und technischen Gestaltungsmöglichkeiten zur Anwendung bringen.

Ein weiterer positiver Aspekt der digitalen HV ist, dass diese klimaschonender ist, da Aktionäre nicht extra nach Wien reisen müssen. Wir werden auch in Zukunft alles dafür tun, dass die Hauptversammlung für alle Zielgruppen von Aktionären ein zufriedenstellender Höhepunkt im Finanzkalender der Gesellschaft ist.

Über die Autorin:
Golnaz Miremadi (Mag.) ist Senior-Managerin im Group Executive Office (Generalsekretariat) und federführend für die Hauptversammlung der Raiffeisen Bank International AG zuständig.