Bildnachweis: Andrey Popov@stock.adobe.com.

Die Veröffentlichungen, die die gesetzlichen Neuerungen im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten der Aktionärsrechterichtlinie II betrachten, reduzieren sich meist auf die Themenblöcke Say on Pay und Related Party Transactions – oder allenfalls noch auf Aktionärskommunikation. Deshalb hat wohl die Öffentlichkeit kaum registriert, dass die Einberufung einer HV sich demnächst vollständig wandeln wird.

Ab dem 3. September 2020 – mithin in einem halben Jahr – ändern sich seit Jahrzehnten etablierte Prozesse. Während die Form und Frist der Einberufung zu einer Hauptversammlung im Bundesanzeiger unverändert zur bisherigen Praxis bleiben, so werden sich Inhalt, Form und Fristen der Mitteilung nach § 125 AktG, also die Informationen, die über die Banken direkt an den Aktionär gesendet werden, radikal ändern. Aber auch das Procedere, wie sich Aktionäre mit Inhaberaktien zur Hauptversammlung anmelden und/oder Vollmacht sowie Weisung geben können, wird durch die EU-Durchführungsverordnung 2018/1212 komplett überarbeitet werden müssen. Dies bietet in Deutschland die Chance, ein seit 30 Jahren tradiertes Verfahren neu und zeitgemäßer zu gestalten.

Aus Alt mach Neu

Wurden die Mitteilungen bislang von den Gesellschaften über die Depotbanken als gedruckte Heftchen (z.T. ergänzt um Anfahrtsskizze o.Ä.) versendet, so ist die Mindestanforderung an ihren Inhalt nach § 125 AktG n.F. deutlich zurückgegangen, wie sich aus Beispiel von Abbildung 1 ablesen lässt.

Von der Postkutsche …

Im derzeitigen Bekanntmachungs- und Anmeldeprozess sind bis zu fünf Postläufe und sechs Schritte nötig, bevor der Aktionär in die Lage versetzt wird, eine Vollmacht und Weisung (auch via Internet) zu erteilen: Der Emittent versendet die Einladungen in der von der Bank angeforderten Menge im Paket an die Banken, die die übersandten Einladungen dann per Post (oder in kleinen Mengen elektronisch) an die Depotkunden verteilen, die die fragliche Aktie im Depot haben. Der Einladung beigefügt ist ein bankeigenes Anmeldeformular, das wiederum meist postalisch an die Bank übersendet wird, wenn der Aktionär anlässlich der HV sein Teilnahme- und Stimmrecht ausüben möchte. Die Bank übermittelt dann der vom Emittenten bestimmten Anmeldestelle die Daten des Aktionärs (postalisch, per Fax oder E-Mail). Im nächsten Schritt stellt die Anmeldestelle eine Eintrittskarte aus und schickt diese entweder direkt an den Aktionär oder zunächst an die depotführende Bank, die sie dann per Post an den Aktionär weiterleitet. Erst jetzt hat dieser ein Formular in der Hand, das ihn befähigt, eine Vollmacht und Weisung in Schriftform oder über das Internet zu erteilen oder Stimmen per Briefwahl abzugeben, sofern das angeboten wird – ein zeit- und kostenintensives Verfahren.

Dass ein derartiges Procedere Aktionären es eher erschwert denn erleichtert, im Vorfeld der HV Vollmacht und Weisung zu erteilen, zeigt auch der Blick in die bisherige Praxis: Bei drei Inhaberaktiengesellschaften aus dem MDAX, die ihren Aktionären anbieten, über ein Internetportal im Vorfeld der HV Voll-macht an den Stimmrechtsvertreter zu erteilen oder ggf. per Briefwahl Stimmen abzugeben, lag der Anteil bei gerade mal 2% bis 5% aller angemeldeten Aktionäre. Betrachtet man darüber hinaus, wie viele Aktionäre im Vorfeld der HV Stimmen abgegeben haben, liegt der Anteil der über das Internet eingegangenen Voten zwischen 10% und 50% – eine doch sehr große Spanne. In der Umkehrung bedeutet das, dass 50% bis 90% der im Vorfeld einer HV abgegebenen Stimmen noch per E-Mail, Fax oder Post eingehen. Bei Betrachtung der Anteile bei Namensaktien zeigt sich jedoch ein gänzlich anderes Bild: Inhaber von Namensaktien erhalten direkt mit der Einladung einen Anmelde-bogen mit Zugangsdaten zu einem Online-Aktionärsportal. Hier liegt der Anteil derer, die im Vorfeld ein derartiges Internetportal nutzen, bei 15% bis 30%; zwischen 60% und 85% aller Anmeldungen geben im Vorfeld bereits Vollmacht und Weisungen bzw. Briefwahlstimmen ab. Zwischenfazit: Aktionäre sind durchaus bereit, im Vorfeld der Hauptversammlung Aktionärsrechte auszuüben – dies umso eher, je weniger mit Aufwand und (Porto-)Kosten verbundene Zwischenschritte nötig sind.

… über ein Botensystem ….

Die wegen der Adaption der Vorgaben aus ARUG II sowie der der damit verknüpften EU-Durchführungsverordnung 1212/2018 (EU-DVO) nötigen Verfahrensbrüche bieten nun die einmalige Chance, dieses etwas antiquierte Verfahren bei Inhaberaktien aufzubrechen. Statt auf die gute alte Briefpost setzt der europäische Gesetzgeber auf die elektronische Übermittlung von Unternehmensinformationen, wie eben auch der Hauptversammlungseinladung: Informationen müssen zukünftig elektronisch entlang der Intermediärskette faktisch taggleich weitergeleitet werden. Dem Emittenten können dann nur noch die Kosten für die Übermittlung der Mitteilungen in Rechnung gestellt werden, die dem jeweiligen Stand der Technik entsprechen. Hier kann man sich durchaus auf den Standpunkt stellen, dass mehrfache postalische Übermittlungen nicht mehr den Stand der Technik widerspiegeln. Allerdings bestimmen weder das Aktiengesetz in seiner ab dem 3. September 2020 gültigen Fassung noch die EU-DVO Näheres in Bezug auf Art und Form der Mitteilungsübermittlung von Letztintermediär zu Aktionär. Der Markt ist somit aufgefordert, hier einen neuen, zeit- gemäßen Standard zu schaffen.

 … zum Turbo: der einstufige Anmeldeprozess

Noch „revolutionärer“ wäre es, wenn neben dem Einladungsprozess auch gleich die Anmeldung des Aktionärs (Eintrittskartenbestellung, Vollmachts- und Weisungserteilung an Stimmrechtsvertreter oder z.B. Aktionärsgemeinschaften) zur HV komplett neu aufgestellt wird. Hier wäre es wünschenswert, wenn der Aktionär zukünftig in der Lage wäre, ohne weitere Bemühung seiner Depotbank die nötigen Handlungen direkt mit der Gesellschaft abzuwickeln – mithin eine Spiegelung der derzeit geläufigen Abläufe bei Namensaktien. Die EU-DVO bestimmt, dass jeder Aktionär von Inhaberaktien Anspruch auf einen Nachweis über den Anteilsbesitz hat, bezogen auf den Record Date (in Deutschland: 21. Tag vor der HV). Diesen Nachweis kann die Depotbank entweder an die Anmeldestelle der Gesellschaft oder direkt an den Aktionär übermitteln. Wieso also nicht dem Aktionär einen der- artigen Bestandsnachweis in sein elektronisches Postfach (oder per E-Mail, zur Not per Post) zusammen mit den Informationen zu der anstehenden Hauptversammlung ab dem 21. Tag vor derselben unaufgefordert zur Verfügung stellen? Diesen Nachweis könnte der Aktionär dann über ein Aktionärsportal hochladen, wie man es auch bei Namensaktien kennt.

Mit dem Upload des Bestandsnachweises wäre dann auch die nach Satzung erforderliche Anmeldung getätigt. Unmittelbar und ohne jeden weiteren Zwischenschritt könnte der Aktionär dann über das Internetportal Eintrittskarten bestellen, Vollmacht und Weisungen an z.B. Stimmrechtsvertreter oder Aktionärsgemeinschaften erteilen oder ei- ne Briefwahlstimme abgeben. Der Echtheit des Bestandsnachweises ließe sich von der Gesellschaft z.B. über eine individuell vergebene Kontrollziffer überprüfen. Die von der EU-DVO für die Bestätigung der Berechtigung vorgesehene Tab. 4 könnte z.B. im Feld A.1. „Eindeutige Kennung der Berechtigung“ der-artige Kontrollziffern aufnehmen. Denk-bar ist auch die Verwendung von QR-Barcodes. Im Übrigen ist auf den § 402 AktG zu verweisen, wonach die Verfälschung oder die Verwendung eines verfälschten Bestandsnachweises einen Straftatbestand darstellt. Bereits der Versuch ist strafbar.

Fazit

Es wäre überaus wünschenswert, dass die durch ARUG II bzw. die EU-DVO vorgegebenen Neuerungen bei den Prozessen im Vorfeld der Hauptversammlung nicht mit viel Mühe in das durch die tradierten Abläufe vorgegebene Korsett gezwungen werden, sondern vielmehr Prozesse zeitgemäß und digital neu aufgesetzt werden. Dies würde vielen Aktionären die Ausübung der ihnen zustehenden Aktionärsrechte erleichtern und damit einen Beitrag zur Aktionärsdemokratie leisten.

Über den Autor

Daniela Gebauer

Daniela Gebauer ist Senior-Beraterin bei Link Market Services GmbH.

Bernhard Orlik
Bernhard Orlik

Bernhard Orlik ist Geschäftsführer bei Link Market Services GmbH.