Vorbeugung und Vorbereitung
Gerade bei kritischen HV-Themen hängt es entscheidend vom Versammlungsleiter ab, ob die Versammlung geordnet verläuft oder ihm entgleitet. Besonders problematisch sind unangemessene Reaktionen des Versammlungsleiters, insbesondere ein verfrühter Saalverweis eines Störers oder übermäßige Beschränkungen des Rede- und Fragerechts, da sie jeweils weiteres Eskalationspotenzial und Angriffsflächen für Anfechtungsklagen schaffen.
Daher sollten weniger geübte Versammlungsleiter mit dem Arsenal möglicher Störungen und den angemessenen Reaktionsmöglichkeiten vertraut gemacht werden. Dies gilt auch, wenn wegen eines markanten Wechsels im Aktionariat oder voraussehbar heikler HV-Themen erstmalig mit Störungen zu rechnen ist. Zur Vorbereitung sollte neben dem Coaching eine umfassende Generalprobe gehören, damit der Versammlungsleiter simulierte Störfälle plastisch erleben und die jeweils angemessene Reaktion darauf proben kann.
Sonderleitfaden
Standardreaktionen auf übliche Störungen werden in einem Sonderleitfaden vorformuliert, etwa für Geschäftsordnungsanträge aller Art, Gegenanträge zur Tagesordnung und technische Störungen, für telefonierende oder fotografierende Teilnehmer, für Störungen durch Zurufe oder Teilnehmer, die sich bedrohlich vor dem Podium aufbauen oder dieses gar betreten wollen.
Eskalation von Ordnungsmaßnahmen
Standardreaktion auf kleinere, aber möglicherweise häufiger auftretende Störungen wie etwa Zwischenrufe oder Nachfragen aus dem Saal sollte der Versammlungsleiter in Kurzform vor sich haben. Sie sollten eine Eskalation für wiederholte Störungen vorsehen, so dass erstmalige Störungen konziliant abgearbeitet, wiederholte Störungen durch dieselbe Person aber mit sich steigernder Schärfe bis hin zu Androhung und schließlich auch Durchführung von Ordnungsmaßnahmen abgewehrt werden. Stärkere Maßnahmen sollten transparent Eingang in das Protokoll finden, dies hat disziplinierende Wirkung nicht nur auf den Störer, sondern auch auf potenzielle Nachahmer. Bei Bedarf sitzt der rechtliche Berater während der HV in der Nähe des Versammlungsleiters und ist ihm behilflich, den Störer namentlich zu benennen, nachzuhalten, wer wann wie gestört hat, und auf dieser Grundlage die angemessene Reaktion zu wählen.
Insgesamt ist das Coachen des Versammlungsleiters vor und während der HV ernst zu nehmen, nicht zuletzt vom ihm selbst, denn auch gestandene Aufsichtsratsvorsitzende können von der Heftigkeit oder der Vielzahl gezielter Störungen in der konkreten HV-Situation überrumpelt werden, dann unangemessen reagieren und die Wirksamkeit und rasche Umsetzung wichtiger HV-Beschlüsse gefährden.
Fazit
Neben der rechtlichen Vorbereitung ist es für den Erfolg einer HV entscheidend, dass die praktischen Abläufe vom Einlass über die Eröffnung bis zum Schluss der Versammlung bestens vorbereitet und eingeübt sind. Dazu gehört insbesondere, den Versammlungsleiter auf mögliche Störungen der HV vorzubereiten und ihn mit bewährten Instrumenten während der HV in die Lage zu versetzen, auf jede Störung souverän, angemessen und rechtsfehlerfrei reagieren zu können.