Jedes Jahr stehen Aktiengesellschaften wieder vor dem Problem: Wie gestalten wir unsere Hauptversammlung? Machen wir es so wie immer? Oder trauen wir uns, neue Wege zu beschreiten? Von Markus Laue

 Ein So-wie-immer gibt scheinbare Sicherheit, etwas Neues mutet auf den ersten Blick riskant an. Aber lohnt es sich nicht auch manchmal, echte oder vermeintliche Risiken einzugehen? Beispielsweise wenn man organisatorische Abläufe ändert, wie die Registration oder die Abstimmung? Ein Plädoyer für den Einsatz digitaler Medien auf der HV.Ein So-wie-immer gibt scheinbare

Markus Laue ist Senior Berater bei Link Market Services.
Markus Laue ist Senior Berater bei Link Market Services.

Sicherheit, etwas Neues mutet auf den ersten Blick riskant an. Aber

Tabletgestütztes Registrierungs und Abstimmungsprozedere

Ein tabletgestützter Registrierungs und Abstimmungsprozess unterscheidet sich von anderen Prozessen vor allem dadurch, dass die Medienbrüche auf ein Minimum beschränkt werden. Dies macht die Arbeit für die Registrationsmitarbeiter einfacher und das Abstimmungsverfahren sicherer. Der Aktionär erhält nach seiner form und fristgerecht eingegangenen Anmeldung eine integrierte Eintritts- und Stimmkarte im DIN-A4-Format. Diese ist im oberen Drittel perforiert und mit einem Barcode versehen, der die Aktionärsdaten beinhaltet. Mittels dieser Karte und des darauf aufgedruckten Barcodes erfolgt die Registrierung vor Ort an einem dafür vorgesehenen Einlass-Counter. Somit ist der Aktionär elektronisch erfasst und in der Hauptversammlung präsent.

Von der Akklamation zur tabletgestützten Abstimmung

Viele Wege führen nach Rom, ebenso zu einem Abstimmungsergebnis. Die Möglichkeiten sind vielfältig und reichen von der klassischen Akklamation über Stimm karten und Stimmblöcke bis hin zu tablet gestützten Prozedere. Bei der Auswahl des Verfahrens ist es von wesentlicher Bedeutung, wie hoch die zu erwartende Anzahl der Aktionäre vor Ort sein wird. Je mehr Personen erwartet werden, desto eher bietet es sich an, sich für ein integriertes Registrierungs- und Abstimmungsverfahren zu entscheiden. Während bei Akklamation, Stimmkarten und Stimm blöcken in der Regel die Eintrittskarte gegen eine Stimmkarte getauscht wird, kann der Papieraufwand bei einem integrierten Registrierungs- und Auszählungssystem erheblich reduziert und der gesamte Prozess deutlich verschlankt werden.

Reduzierung der Medienbrüche

Auch die Abstimmung wird mittels Tablet-PC durchgeführt. Sind bei herkömmlichen Abstimmungen, wie bei der Akklamation oder dem Einwurf der Stimmabschnitte in die Urnen, der Sammel und Auszählungs prozess getrennt, so sind diese beiden Prozesse bei der Tablet-Abstimmung zusammengeführt und ermöglichen daher eine schnellere Stimmsammlung/Auszählung als die meisten alternativen Methoden. Die Abstimmung erfolgt durch ein(en) Mitarbeiter/Hostess, die mit dem Tablet zum Aktionär geht und die Stimmkarte des Aktionärs scannt; der Aktionär sieht sodann die zur Abstimmung stehenden Tagesordnungspunkte auf dem Bild schirm. Rechts neben dem jeweiligen Tagesordnungspunkt ein Feld mit der Auf schrift „JA“ und ein Feld mit der Aufschrift„NEIN“ (Additionsverfahren; Subtraktion „NEIN“ und „ENTHALTUNG“). Das jeweilige Feld kreuzt der Aktionär mit dem Finger an und bestätigt sein Votum. Dies gleicht dem Einwurf in die Urne. Nachdem alle Aktionäre abgestimmt haben, steht das Ergebnis fest und kann zur Verkündung freigegeben werden. Idealerweise ist der Versammlungsleiter auch in den Tablet-Kreislauf integriert und erhält die Verkündungstexte auf das Tablet. Es kommt somit zu keinem Medienbruch und die Verarbeitung ist bedeutend schneller.

Hohe Sicherheitsstandards

Der Einsatz jeglicher Technik bedarf natürlich angepasster Sicherheitsvorkehrungen. Sich spiegelnde Systeme, Back-up-Systeme bei Ausfall von Datenverbindungen, das alles ist State of the Art. Je nach Vorgaben der Unternehmen kann hier ein individuelles Sicherheitskonzept zum Tragen kommen.

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