Wie lange dauert die Hauptversammlung heute? Diese Frage wurde jedem Hauptversammlungs-Verantwortlichen bereits gestellt und ist leider nur sehr schwer zu beantworten. Dies kann damit zusammen hängen, dass sich hinlänglich bekannte Aktionäre zur Hauptversammlung angemeldet haben oder die Tagesordnung über den gewöhnlichen Standard hinausgeht. In vielen Fällen ist die Länge der Hauptversammlung aber entscheidend davon abhängig, auf welche Dauer sich die Generaldebatte erstrecken wird.
Wie ist eine ideale Generaldebatte aufgebaut?
Laut Deutschem Corporate Governance Kodex sollte der Versammlungsleiter dafür sorgen, dass eine ordentliche Hauptversammlung zwischen vier und sechs Stunden dauert. In dieser Zeit muss jedem Aktionär oder Aktionärsvertreter die Möglichkeit gegeben werden, sich zu Wort zu melden und zu allen Punkten der Tagesordnung Fragen zu stellen. Um diese Fragen in der vorgegebenen Zeit rechtssicher und zügig beantworten zu können, ruft der Versammlungsleiter die Aktionäre, die sich zu Wort gemeldet haben, nacheinander auf und gibt ihnen die Gelegenheit, zu sprechen.
Ziel einer guten Generaldebatte ist es dabei, keine unnötigen Pausen entstehen zu lassen. Es hat sich daher bewährt, die Wortmeldungen en bloc aufzurufen und gesammelt z.B. fünf Redner nacheinander ihre Fragen stellen zu lassen. Im Anschluss an eine Fragerunde folgt die erste Antwortrunde durch den Vorstand sowie – bei bestimmten Themen – auch durch den Aufsichtsratsvorsitzenden. Von vielen Versammlungsleitern werden die Vertreter der beiden großen Schutzgemeinschaften als Erstes an das Rednerpult gebeten, da diese ein breites Aktionariat vertreten und konstruktive sowie interessante Wortbeiträge zu erwarten sind. Bei größeren Hauptversammlungen schließen sich daran die Vertreter institutioneller Anleger an, gefolgt von den Redebeiträgen der Privataktionäre.
Welchen Einfluss nimmt der Versammlungsleiter auf die Generaldebatte?
Der Versammlungsleiter ist der Moderator der Generaldebatte. Er bestimmt die Reihenfolge der Redner, beschränkt die Redezeit – falls nötig – und muss im Zweifel auch für Ruhe und Ordnung sorgen, sowohl bei den Rednern am Rednerpult als auch im Aktionariat. Nach dem Redebeitrag eines Aktionärs sollte sich der Versammlungsleiter für dessen Beitrag bedanken, auch wenn das manchmal schwer fällt, den nächsten Redner aufrufen und den übernächsten Redner bitten, sich bereit zu halten.
Wie lässt sich eine Generaldebatte dokumentieren?
Nicht alle Fragen beantwortet der Vorstand ohne Antwortvorschlag aus dem unterstützenden Backoffice. Oft benötigt der antwortende Vorstand nur ein paar Zahlen für die Antwort, manchmal geht einem Antwortvorschlag eine intensive Diskussion im Backoffice voraus. In jedem Fall ist es entscheidend, alle Frage aufgenommen zu haben, um sie bearbeiten zu können. Mit dem Einsatz von professionellen HV-Stenografen ist dies gesichert und die Verantwortlichen können sich voll auf die Beantwortung konzentrieren.
Zur Dokumentation der Antworten des Vorstands gehört jedoch auch die Antwort. Sofern nicht alle Antworten verlesefertig aus dem Backoffice geliefert werden, könnten auch hier die Stenografen helfen. Diese sind in der Lage, auch die Antworten in einem Stenogramm festzuhalten.